PANCAKE

Politique de confidentialité

Version 1.0 — 21 septembre 2026

La présente politique explique de manière synthétique comment EFFLORESENS traite les données personnelles dans le cadre de PANCAKE. Elle complète les Conditions Générales d’Utilisation et les Conditions Générales de Vente B2B.

1. Qui traite vos données ?

Pour les traitements nécessaires à la gestion de PANCAKE, des comptes, de la sécurité, du support, de la relation commerciale et de la facturation, EFFLORESENS agit en qualité de responsable de traitement.

Lorsque PANCAKE traite des données personnelles placées dans le Service par un Client pour ses propres besoins, notamment les données de ses utilisateurs ou apprenants Connect, le Client est en principe responsable du traitement et EFFLORESENS agit comme sous-traitant. Ces traitements sont encadrés, lorsque nécessaire, par un accord de traitement des données (DPA).

2. Quelles données pouvons-nous traiter ?

Selon l’utilisation de PANCAKE, EFFLORESENS peut traiter les catégories de données suivantes :

• données d’identification et de compte : nom, prénom, adresse e-mail, organisation, profil et droits ;
• données de connexion et de sécurité : événements techniques, adresses IP, journaux et informations nécessaires à la sécurisation du Service ;
• données de support : demandes, échanges et informations nécessaires au traitement d’un incident ou d’une question ;
• données commerciales et administratives : coordonnées professionnelles, devis, commandes, factures et historique de la relation commerciale ;
• données liées à l’utilisation de PANCAKE : projets, recettes, actions réalisées et paramètres nécessaires au fonctionnement du Service ;
• lorsque Connect est utilisé : informations d’inscription, sessions, progression et données nécessaires au suivi des apprenants ;
• contenus et documents transmis par le Client lorsque leur traitement est nécessaire à une fonctionnalité demandée.

3. Pourquoi traitons-nous ces données ?

Les données sont traitées uniquement pour des finalités déterminées liées à PANCAKE, notamment :

• créer, administrer et sécuriser les comptes et espaces PANCAKE ;
• fournir les fonctionnalités demandées et assurer le fonctionnement du Service ;
• gérer Connect, les inscriptions et le suivi lorsque ces fonctionnalités sont activées ;
• répondre aux demandes de support et diagnostiquer les incidents ;
• assurer la sécurité, prévenir les abus et conserver les traces nécessaires à la protection du Service ;
• gérer les devis, contrats, factures et la relation commerciale ;
• respecter les obligations légales et permettre la défense des droits d’EFFLORESENS ;
• informer les Clients et prospects professionnels sur PANCAKE lorsque la réglementation le permet.

4. Sur quelles bases juridiques ?

Selon la finalité concernée, les traitements réalisés par EFFLORESENS reposent principalement sur :

• l’exécution du contrat ou de mesures précontractuelles pour fournir PANCAKE et gérer la relation avec le Client ;
• l’intérêt légitime d’EFFLORESENS pour sécuriser le Service, prévenir les abus, assurer le support, améliorer le fonctionnement et gérer la relation avec ses interlocuteurs professionnels, sous réserve des droits et libertés des personnes ;
• le respect d’obligations légales, notamment comptables, fiscales ou liées à la protection des données ;
• le consentement lorsque celui-ci est requis, notamment pour certains cookies ou traitements optionnels.

5. Intelligence artificielle et prestataires

Certaines fonctionnalités de PANCAKE utilisent actuellement notamment les services API d’OpenAI. Lorsque l’Utilisateur déclenche une fonctionnalité concernée, les données raisonnablement nécessaires au traitement demandé peuvent être transmises au fournisseur.

EFFLORESENS ne vend pas les données ou Contenus Client et ne les utilise pas pour entraîner, pour son propre compte, un modèle général destiné à d’autres Clients.

Le Client doit s’assurer que les données qu’il confie à PANCAKE peuvent être traitées au regard de ses obligations légales, contractuelles et internes.

Sur demande et sous réserve de faisabilité, EFFLORESENS peut proposer sur devis des modalités particulières de traitement ou de localisation en Europe, voire une solution locale ou dédiée.

6. Où sont hébergées les données et qui peut y accéder ?

L’infrastructure principale de PANCAKE est actuellement hébergée auprès d’OVHcloud à Roubaix, France. Une sauvegarde technique distincte est actuellement hébergée auprès d’OVHcloud à Gravelines, France.

Mailjet / Sinch est utilisé pour l’acheminement de certains courriers électroniques. OpenAI intervient pour certaines fonctionnalités d’intelligence artificielle.

EFFLORESENS limite l’accès aux données aux personnes et prestataires qui en ont besoin pour fournir, sécuriser ou administrer le Service, dans le cadre de leurs missions.

La liste détaillée des prestataires et, lorsque cela est applicable, les garanties relatives aux transferts de données sont précisées dans le DPA ou la documentation contractuelle mise à disposition des Clients.

7. Combien de temps conservons-nous les données ?

Les données sont conservées uniquement pendant la durée nécessaire aux finalités pour lesquelles elles sont traitées et aux obligations applicables.

Les données nécessaires au fonctionnement d’un espace PANCAKE sont conservées pendant la relation contractuelle. À la fin du contrat, le Client dispose d’une période de trente (30) jours pour récupérer les données et exports raisonnablement disponibles. À l’issue de ce délai, les données opérationnelles peuvent être supprimées.

Des copies résiduelles peuvent subsister temporairement dans les sauvegardes techniques jusqu’à leur rotation normale. Ces sauvegardes ne constituent pas un service d’archivage ni une possibilité de restauration garantie.

Les données de facturation, comptabilité, preuve contractuelle, sécurité ou contentieux peuvent être conservées pendant les durées nécessaires au respect des obligations légales ou à la défense des droits.

Les coordonnées utilisées pour la prospection professionnelle sont conservées pendant une durée limitée adaptée à cette finalité et sont supprimées ou réévaluées en l’absence de relation ou de contact pertinent.

8. Cookies et stockage local

PANCAKE peut utiliser des cookies ou dispositifs de stockage strictement nécessaires à l’authentification, à la sécurité, au maintien de session, aux préférences et au fonctionnement du Service.

Lorsque des cookies ou traceurs non strictement nécessaires sont utilisés, ils font l’objet d’une information et, lorsque la réglementation l’exige, du consentement de l’Utilisateur.

Une politique cookies ou un dispositif de gestion du consentement peut compléter la présente politique selon les traceurs effectivement utilisés.

9. Quels sont vos droits ?

Selon la réglementation applicable et la situation, les personnes concernées peuvent disposer d’un droit d’accès, de rectification, d’effacement, de limitation, d’opposition et, lorsque les conditions sont réunies, d’un droit à la portabilité de leurs données ou au retrait de leur consentement.

Toute demande relative à l’exercice de ces droits peut être adressée à : [email protected].

EFFLORESENS peut demander les informations raisonnablement nécessaires pour vérifier l’identité du demandeur et traiter sa demande.

Lorsqu’une demande concerne des données traitées par PANCAKE pour le compte d’un Client, EFFLORESENS peut inviter la personne à s’adresser directement au Client responsable du traitement ou l’assister conformément au DPA applicable.

Toute personne concernée dispose également du droit d’introduire une réclamation auprès de la Commission nationale de l’informatique et des libertés (CNIL), sous réserve des règles applicables.

10. Sécurité

EFFLORESENS met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles raisonnables adaptées aux risques afin de protéger la confidentialité, l’intégrité et la disponibilité des données relevant de son périmètre.

Aucun système informatique ne pouvant garantir un risque nul, les Utilisateurs doivent également protéger leurs identifiants, utiliser des mots de passe robustes et signaler sans délai toute suspicion de compromission.

11. Modification de la politique

La présente politique peut être modifiée pour tenir compte d’une évolution du Service, des traitements, des prestataires ou de la réglementation.

La date et le numéro de version permettent d’identifier la politique applicable. En cas de modification substantielle, EFFLORESENS met en œuvre une information adaptée lorsque cela est nécessaire.

12. Contact

Pour toute question relative à la protection des données ou à la présente politique :

EFFLORESENS
2 allée des Cavaliers
94700 Maisons-Alfort — France
E-mail : [email protected]

EFFLORESENS — PANCAKE • [email protected]